Strategi Pencegahan Kehilangan Data yang Efektif di Lingkungan Kerja Jarak Jauh

Munculnya model kerja jarak jauh telah membuat kekhawatiran terhadap keamanan siber kembali meningkat. Serangan siber semakin canggih, tetapi masih banyak perusahaan yang belum siap melindungi data mereka ketika menerapkan model kerja jarak jauh, membuat mereka rentan terhadap risiko kehilangan data.

Ketika menerapkan model kerja jarak jauh, ada tiga masalah utama dalam keamanan yang harus diatasi. Pertama, tim IT biasanya belum memiliki gambaran yang jelas tentang bagaimana data dibagikan atau dipindahkan dalam penerapan kerja jarak jauh. Kedua, Anda dan karyawan Anda adalah target serangan siber (phishing scam dan serangan man-in-the-middle (MitM) adalah dua serangan siber yang paling umum). Terakhir, karyawan Anda bisa jadi tidak mengikuti protokol untuk membuat cadangan data penting mereka.

Jika ketiga hal tersebut menjadi kekhawatiran Anda, memikirkan kembali strategi keamanan dan pencegahan kehilangan data mungkin perlu dilakukan.

Strategi Pencegahan Kehilangan Data

Untuk dapat menerapkan model kerja jarak jauh secara efektif, Anda perlu memiliki strategi yang solid agar dapat mencegah data sensitif hilang, disalahgunakan, atau diakses oleh pihak yang tidak bertanggung jawab. Berikut lima hal yang bisa Anda lakukan untuk mencegah hal tersebut

Ketahui data sensitif Anda.

Mulailah dengan menyusun inventaris aset penting untuk memastikan Anda mengetahui data sensitif apa yang Anda miliki dan di mana lokasinya. Mengetahui hal tersebut akan memudahkan Anda dalam menerapkan protokol dan kebijakan manajemen akses data secara efektif. Saat ini, Anda tidak perlu lagi melakukan proses ini secara manual. Anda dapat memanfaatkan tool yang relevan dan solusi otomatis, seperti alat klasifikasi data, yang dapat disesuaikan untuk memenuhi peraturan spesifik yang Anda terapkan.

Pantau data sensitif Anda secara real-time.

Sangat penting bagi Anda untuk mengetahui secara pasti siapa yang memiliki—dan harus memiliki—akses ke data Anda dan apa yang mereka lakukan dengan data tersebut. Banyak platform berbasis cloud, seperti Office 365, yang kini menawarkan beberapa bentuk pemantauan untuk menandai perilaku yang mencurigakan. Namun, umumnya, penerapan platform berbasis cloud saja tidak cukup. Untuk pemantauan dan pelaporan secara real time di semua titik akhir di lingkungan kerja jarak jauh, Anda dapat memanfaatkan pihak ketiga. Untuk memantau aktivitas secara real-time dan mendeteksi penyimpangan dari pola, kini telah digunakan solusi mutakhir yang menggabungkan AI dan machine learning.

Gunakan fitur keamanan cloud.

Banyak perusahaan berpikir bahwa mengandalkan jaringan mereka sendiri untuk menyimpan data akan lebih aman daripada menggunakan cloud. Faktanya tidak demikian. Penggunaan layanan cloud justru dapat membuat strategi pencegahan kehilangan data Anda menjadi lebih efektif. Terdapat berbagai fitur keamanan yang ditawarkan layanan cloud. Sebagai contoh, Anda dapat memastikan bahwa akses tamu dibatasi dan tidak ada data sensitif yang diekspos ke publik. Anda juga dapat meninjau pengaturan keamanan untuk membatasi data mana yang dapat dibagikan pengguna dan dengan siapa data dibagikan. Terlebih lagi, Anda dapat membatasi pemasangan dan penggunaan dari aplikasi pihak ketiga.

Gunakan VPN.

Sebaiknya gunakan VPN untuk memastikan karyawan jarak jauh Anda mengakses jaringan perusahaan dengan aman. VPN menyediakan saluran komunikasi terenkripsi antara perangkat karyawan dan server yang mereka sambungkan. Anda juga harus memilih VPN yang menawarkan fitur Multi-Factor Authentication (MFA). Fitur ini menyediakan proses otentikasi yang lebih kuat karena memerlukan faktor tambahan, seperti sesuatu yang Anda ketahui, sesuatu tentang diri Anda, atau sesuatu yang Anda miliki.

Bangun budaya keamanan.

Mulailah berkomunikasi dengan karyawan Anda. Beri tahu mereka tentang risiko keamanan data yang ditimbulkan dari penerapan kerja jarak jauh dan konsekuensi dari kegagalan mematuhi kebijakan keamanan. Anda juga harus mendiskusikan apa yang dapat mereka lakukan untuk mengurangi risiko—jadwal pembaruan kata sandi yang perlu sering dilakukan, otentikasi dua faktor, penggunaan VPN yang konsisten. Dalam jangka panjang, Anda perlu mengubah hal ini menjadi budaya dengan memastikan bahwa keamanan data berada di garis terdepan, mulai adakan rapat rutin terkait keamanan, mengirimkan memo secara berkala, dan sebagainya.

Dengan melakukan lima hal di atas, Anda dapat menciptakan lingkungan kerja jarak jauh yang aman dan mengurangi risiko kehilangan data.